Jedes Produkt ist unterschiedlich, jedes Unternehmen arbeitet anders und hat spezielle Anforderungen. Daher gehen viele Unternehmen davon aus, dass für ihre speziellen Produkte und Prozessketten kein leistungsfähiges Datenmanagement \’out-of-the-box\‘ zu bekommen ist. Doch das stimmt nicht: Standard-Software ist gut nutzbar und in den meisten Fällen mit geringer, aber gezielter Anpassung für alle individuellen Prozesse einsetzbar, ohne dabei Stabilität und Performanz einzubüßen. Genau deshalb ist es sinnvoll, bei der Planung für ein PDM-System Fachberater einzubinden, die alle Stakeholder analysieren, deren Anforderungen erheben und diese zusammen mit den Fachabteilungen in eine hierarchische Struktur von verständlich formulierten Anwendungsfällen bringen. Für jeden Use Case werden die zukünftigen Abläufe der einzelnen Akteure so detailliert wie nötig entworfen, dass sämtliche Interessen der Stakeholder erkennbar bedient werden. Diese Hierarchie bildet den Nabel des Projekts und enthält genügend Details für eine belastbare Termin- und Budget-Planung und wird zur späteren Detaillierung, Spezifikation und Umsetzung sowie zur Kommunikation und zum Projekt-Monitoring herangezogen. Beratung, die einer stringenten Projektmethodik folgt, kann schnell die Kosten und die Projektlaufzeit der Auswahl, Anpassung und Implementierung eines Systems um den Faktor fünf verringern. Ziel ist immer, die funktionierenden Abläufe im Unternehmen und die einzuführende Software nur soviel zu ändern, wie dies mit Fokus auf die eigentlichen Anforderungen im Kontext der Anwendungsfälle für einen effektiven Produktverwaltungsprozess notwendig ist.
Schritt für Schritt PDM einführen
Am Anfang der Software-Projekte stehen Erhebung, Analyse und Bewertung der Anforderungen, das sogenannte Requirement Engineering. Der Projektprozess wird unterstützt durch die strikte Anwendung von Paradigmen und bewährten Methoden des Software-Designs wie Architektur, Modularisierung, Kapselung oder Information-Hiding. Um bereits im Voraus – vor der Detaillierung und Implementierung – zeitraubende Nachbesserungen zu vermeiden, kommen Use Cases und Test Cases zum Einsatz, die flexibel in einem Wiki-System erfasst werden, sodass Änderungen sowohl schnell umgesetzt als auch präzise dokumentiert, versioniert und archiviert werden können. Die Beschreibung der Anwendungsfälle soll sämtliche Abläufe in verständlicher Formulierung erfassen, die alle Anforderungen im Kontext des Use Cases bedient. Ausnahmen und Sonderfälle werden dabei strikt getrennt vom normalen Ablauf erfasst. Das ist ein entscheidender Aspekt. Wird diese Trennung oder bevorzugte Behandlung der Standardabläufe über den gesamten Projektprozess bis hin zur Implementierung durchgehalten, erhält der Kunde ein auf seine Standardabläufe ausgelegtes Datenmodell und System, welches eben diese performant und stabil abbildet und Sonderfälle und Nebenszenarien als Ausnahmen behandelt. Dieses Vorgehen ist für ein PDM-System mit den immensen Datenmengen und Abhängigkeiten aus der 3D-CAD Welt dringend angeraten.
Risiko und Kosten reduzieren
Das Unternehmen InQuant zum Beispiel arbeitet in Projekten zum Produktdatenmanagement mit Elementen der agilen Projektmethodik, die auf den Arbeiten von Ken Schwaber, Alistair Cockburn und Ivar Jacobson basieren. Das Ziel ist es, sowohl Kosten, Risiko als auch Zeitbedarf und Customizing zu reduzieren. Dazu werden die Spezifikations- und Umsetzungsphasen des klassischen Projektablaufs zusammengefasst und in mehrere Abschnitte aufgeteilt. In jeder dieser Iterationen werden ein bis drei nach Geschäftsnutzen priorisierte Anwendungsfälle aus der Hierarchie vollständig – also detailspezifiziert, implementiert, getestet und dokumentiert – abgearbeitet. Dies ist ein weiterer entscheidender Aspekt. Da die wichtigen Abläufe zuerst umgesetzt werden, bestimmen diese Datenmodell und Architektur. Zwingende Änderungen und Erkenntnisse, die sich aus Lerneffekten im jeweiligen Iterationsverlauf ergeben, fließen in die nächste Iteration ein und werden bei der Behandlung folgender geringwertiger Use Cases von Anfang an für deren Feinspezifikation und Umsetzung berücksichtigt. Häufig werden in den Spezifikationsphasen klassischer Projekte zeitaufwändig Sonderfälle einzelner Fachabteilungen oder Standorte behandelt, sodass diese in den Projektfokus geraten und das Daten- und Prozessmodell bestimmen. Gleichwohl solche Sonderfälle oft mit Bordmitteln zwar aufwändiger, aber einem Sonderfall gerecht abgehandelt werden könnten. Durch die vollständige Umsetzung wichtiger Abläufe in frühen Iterationen ist ein Projekttotalschaden vermeidbar, da zu einem fortgeschrittenen Projektzeitpunkt immer produktiv einsetzbare Funktionalität für die wichtigen Anwendungsfälle zur Verfügung steht.
Zentrales Produktdatenmanagement
Zur Einführung eines PDM-Systems werden häufig Schnittstellen zu anderen System benötigt. Der Datenaustausch mit Dienstleistern, Kunden, verschiedenen Teams – national und international, Lagerbeständen und Lieferanten soll so vorbereitet werden, dass im praktischen Einsatz Prozesse entschlackt werden können. Parallel eingesetzte ERP-Systeme können schließlich viele Informationen direkt aus den Produktionsdatenbanken beziehen. Einkauf, Controlling und Arbeitsvorbereitung werden damit früh und enger in den Produktentstehungsprozess eingebunden und erlauben so, wirtschaftlicher zu arbeiten. Auch die Produktentwicklung wird gefördert. Wurde bei der Einführung stringent und methodisch gearbeitet, sorgt das hohe Einsparungspotenzial in vielen Fällen dafür, dass sich die Investition in ein PDM schnell amortisiert.Ein geordneter Zugriff auf alle zu einem Produkt gehörigen Daten unterstützt zudem alles, was auf den eigentlichen Konstruktionsprozess folgt. Eine lückenlose technische Dokumentation und damit ein funktionierendes Berichtswesen sicher n die Compliance des gesamten Unternehmens und ermöglichen ein profitables Qualitätsmanagement. Eine weitere Verbesserung bringen PDM-Systeme im Bereich After-Market: Ein professionelles Produktdatenmanagement erleichtert alle Serviceleistungen, die mit einem Produkt zusammenhängen, sorgt für eine effiziente Produktion bzw. Beschaffung von Ersatzteilen und integriert zugleich wichtiges Feedback und statistische Datengrundlagen für die Produkt-Weiterentwicklung.
