Ab 8:00 Uhr dreht sich in der Schlangenzahl 14 in Gießen alles nur um eines: Zähne. Dann beginnt für die Ärzte und Studenten der Poliklinik für Zahnärztliche Prothetik an der Justus-Liebig-Universität der Arbeitstag. Patienten mit und ohne Termin warten darauf, möglichst schnell von ihren Beschwerden befreit zu werden. Neben zahlreichen Behandlungsräumen für Zahnärzte stehen ihnen dafür auch 16 Studentenbehandlungsplätze zur Verfügung. Gleichzeitig arbeiten Studenten in einem vorklinischen Labor mit 35 Laborplätzen und einem klinischen Labor mit 15 Arbeitsplätzen. Eine solch große Zahl an Behandlungs- und Laborplätzen braucht eine schnelle und zuverlässige Versorgung mit den unterschiedlichsten Arbeitsgeräten und -materialien. Zahnzangen, Bohrer, Winkelstücke, Löffel, Füllungsmaterial, Desinfektionsmittel, Anästhetika und vieles mehr müssen immer vorrätig und verfügbar sein. Der interne Warenstrom bewegt sich schon seit Jahren auf Basis eines modernen EDV-Systems, das die Experten der Poliklinik für Zahnärztliche Prothetik selbst entwickelt haben. Kontrolliert wird er seit Kurzem mithilfe bildbasierter Lesegeräte. Die kabellosen DataMan 8500 sorgen für eine schnelle personifizierte Ausgabe und Rücknahme von Artikeln.
Vollkommene Transparenz notwendig
In den Kliniken muss für die Hygiene und Sterilisierung der chirurgischen Instrumente ein hoher Aufwand betrieben werden. Dabei dürfen absolut keine Fehler auftreten. Der Nachweis eines sicheren Operationsprozesses in Planung, Ausführung und Nachkontrolle muss exakt dokumentiert werden. Die Gesetzgebung erfordert, dass der gesamte Prozess eines operativen Eingriffes personifiziert erfasst wird. Alle Material- und Instrumentendaten müssen effizient, durchgängig und sicher verwaltet werden. Der Ausschluss möglicher Krankheitsübertragungen auf den Patienten muss absolut nachweisbar sein. Die Identifikation, Datenerfassung und Verwaltung nur allein der Instrumentensiebe kann eine Reihe von Informationslöchern mit vielen nachteiligen Konsequenzen ergeben. Deshalb ist die absolut sichere Identifikation bis zum einzelnen Instrument wichtig und erzielt eine Reihe ineinander greifender Vorteile. Dies ermöglicht auch das vollständige und fehlerfreie Packen der Siebe. Das Klinikpersonal weiß jederzeit ganz genau, dass das Instrumentensieb mit diesen und jenen Instrumenten für diese Abteilung korrekt gepackt wurde. Verwechslungen werden ausgeschlossen. Die exakte Identifikation ermöglicht detaillierte Berechnungen für die entsprechende Kostenrechnungsstelle. Anstehende Revisionen – z.B. Nachschleifen – der chirurgischen Instrumente sind bereits frühzeitig erkennbar und damit besser planbar.
Lückenlose Dokumentation
Die Mitarbeiterinnen der zentralen Ausgabestation scannen beim Vergeben von Waren zuerst den 1D- bzw. 2D-Code auf steril verpackten Trays oder Einzelinstrumenten. Die Handlesegeräte ermöglichen dabei auch das Scannen von Direct-Part-Marking 2D-Codes (DPM) auf reflektierenden Metalloberflächen, sogar durch farbige Verpackungsfolien hindurch (Bild 1). Anschließend wird der 1D-Code auf der Mitarbeiteridentifikationskarte gescannt. Dies ermöglicht die eindeutige Zuordnung von Gerät bzw. Material und Verwender (Bild 2). Bei der Rückgabe von gebrauchten Materialien und Instrumenten wird der Vorgang an der Rücknahmestation wiederholt. Nach einem ersten Reinigen durch Thermodesinfektion, verschweißen die Mitarbeiterinnen die Geräte und Trays in Folienverpackungen und legen sie in Sammelcontainer, die sich dann auf den Weg zur zentralen Sterilisationsabteilung machen. Genau wie in der Warenausgabe und -rücknahme werden auch hier bei jedem Arbeitsschritt die Codes der Instrumente, Trays und Container gescannt. So dokumentiert man lückenlos den vollständigen Arbeitsprozess.
Doppelte Leistung in einem Gerät
Das neue System bietet Vorteile gleichermaßen für das Warenwirtschaftssystem als auch für die Anwender. Die artikelgenaue Kontrolle ermöglicht eine laufende Inventur und erspart böse Überraschungen am Jahresende. Ärzte und Studenten werden durch die schnelle Scannerleistung innerhalb kürzester Zeit mit Materialien und Geräten versorgt – was keine Selbstverständlichkeit ist bei mehreren tausend Artikeln. Bis das System so perfekt lief wie heute, haben die Technik-Experten an der Poliklinik für Zahnärztliche Prothetik um Dipl.-Ing. Michael Köhl einige Erfahrungen gesammelt. In einem ersten Lösungsschritt kombinierte man einen herkömmlichen Handlaser für Barcodes mit einem stationären Lesegerät zur Identifikation von DataMatrix-Codes. Bei mehreren hundert Ausleih- und Rückgabevorgängen am Tag war dies jedoch verhältnismäßig zeit- und arbeitsintensiv. Auch erzielte der stationäre 2D-Scanner beim Lesen von DPM-Codes auf gerundeten Metalloberflächen nicht die gewünschte Lesesicherheit, was immer wieder zu unangenehmen Verzögerungen bei der Materialausgabe führte.
