Kosten sparen durch effizient geplanten Personaleinsatz: Vom Planen in Zeiten der Krise

In der Praxis muss rasch auf neue Plansituationen reagiert werden. Oft liegt die Verantwortung beim Meister oder gar beim Schichtführer statt bei der zentralen Planungsstelle. Da ERP-Systeme nicht in Echtzeit \’denken\‘ und Aufgaben haben, die vor allem im dispositiven und kalkulatorischen Bereich liegen, haben sich Feinplanungssysteme etabliert, die unterhalb der ERP-Ebene ihre Optimierungsfunktionen wahrnehmen. Funktionell anspruchsvolle Planungssysteme stehen heute für Effizienzsteigerungen und Kostenreduktionen. Durchlaufzeiten können etwa um 30% reduziert, Bestände massiv gesenkt und das abgewickelte Auftragsvolumen vervierfacht werden – ohne Zunahme des administrativen Personals. Die Planung im Wandel der Zeit In den klassischen Planungsansätzen steht immer die Maschine als primär zu betrachtende Ressource im Mittelpunkt der Überlegung. Denn in der Vergangenheit galt es, die vorhandenen Maschinen optimal zu nutzen, weil diese nicht beliebig beschafft werden konnten, somit Engpässe darstellten. Innovative Softwarehersteller haben jedoch bereits vor einigen Jahren begonnen, sich mit der Verplanung so genannter Parallelressourcen zu befassen. Ursprünglich kamen diese Überlegungen aus dem Bereich des Tool Managements. Für die Produktion wurde eben nicht nur eine Maschine benötigt, sondern auch eine Vorrichtung oder ein bestimmtes Werkzeug. In jüngster Vergangenheit und gerade in der gegenwärtigen Situation wird zunehmend \’Personal\‘ als planungsrelevant angesehen. Personal als parallel zu planende Ressource Die Anforderung, Personal parallel zur Maschinenbelegung zu planen, ist auf den ersten Blick simpel. Auf Basis der aus dem ERP übernommenen Arbeitsfolgen sollen nicht nur die entsprechenden Maschinenkapazitäten, sondern auch geeignetes Personal reserviert werden. Für die erfolgreiche Umsetzung sind aber a) eine Reihe von Denksportaufgaben zu erledigen und müssen b) die Softwaresysteme die erforderlichen Voraussetzungen und Funktionen erfüllen. Zuerst ist also die Frage zu klären, welche Kapazität primär verplant werden soll: Maschine oder Mensch? Soll die Maschine belegt werden, obwohl erkennbar ist, dass zur Bedienung kein geeigneter Mitarbeiter verfügbar sein wird? Das war jedenfalls in der Vergangenheit die Prämisse, die Engpasskapazität Maschine auszulasten und gegebenenfalls mit Leiharbeitern in Zeiten der Hochkonjunktur so viele Aufträge wie möglich abzuwickeln. Anachronismen unserer Zeit: Auslastung und Kurzarbeit In der gegenwärtigen Situation stellt sich die Lage völlig anders dar: Maschinen sind reichlich verfügbar, aber die Menschen müssen kurzarbeiten und es entstehen Anachronismen: Trotz eklatanter Unterauslastung der Maschinen verdoppeln sich die Lieferzeiten weil Leiharbeiter abgebaut wurden und eigene Mitarbeiter kurzarbeiten. Umso wichtiger ist es denn auch, den Mitarbeitereinsatz optimal zu planen. Ein System wie cronetwork ist denn auch in der Lage, Kapazitätstypen variabel zu definieren. So kann der Planer entscheiden, welche Kapazität die Restriktion darstellt. Er kann entscheiden, ob trotz Unterdeckung der Sekundärressource eine Einplanung zulässig ist. Der Planer muss auf einen Blick erkennen können, wo Über- bzw. Unterdeckung gegeben ist; er benötigt dann aber auch die entsprechende Funktionalität, um agieren zu können, in dem er verfügbare Mitarbeiter den Arbeitsplätzen zuordnet oder bei Überdeckung den Personaleinsatz reduziert. Spannend wird das Thema, wenn es wechselseitige Auswirkungen zwischen Primär- und Sekundärressourcen gibt, die die Laufzeit eines Arbeitsganges beeinflussen. Ein (Rechen-) Beispiel: Qualifikation am Fließband Aus dem ERP-System wird die absolute Netto-Bearbeitungsdauer eines Vorganges übernommen, beispielsweise vier Stunden. Oder es ist eine Leistung hinterlegt, beispielsweise 20 Stück je Mitarbeiter und Stunde. Dies wird bei meist bei Assembliervorgängen angewandt. Könnte eine Maschine nun dreischichtig genutzt werden und wäre sie ab 11Uhr verfügbar, wäre unser Arbeitsgang bei konventioneller Planung um 15Uhr fertig. Ist jedoch eine Mitarbeiterqualifikation erforderlich, die nur zweischichtig verfügbar ist, muss ein gutes Planungssystem das erkennen und den Arbeitsgang ab 22Uhr so strecken, dass die fehlende Stunde erst am Folgetag nach Schichtbeginn des Mitarbeiters eingeplant wird. Ist diese Unterbrechung nicht zulässig, etwa aus technologischen Gründen, darf der Arbeitsgang überhaupt erst dann geplant werden, wenn beide Ressourcen für die gesamte Dauer durchgehend verfügbar sind. Noch ein (Rechen-) Beispiel: Manuelle Arbeitsplätze Im zweiten Anwendungsfall gehen wir von manuellen Arbeitsplätzen aus, also z.B. Assemblierplätzen. Wenn es hier eine schwankende personelle Besetzung gibt, weil vielleicht die Frühschicht stärker besetzt ist als die Spätschicht, kann der Benutzer eines leistungsfähigen Planungssystems eine dynamische Laufzeitberechnung erwarten. In der Frühschicht werden entsprechend der personellen Besetzung mehr Teile gefertigt als nachmittags. Meldet sich ein Mitarbeiter krank oder wird Urlaub genehmigt, verlängert sich die Laufzeit bereits eingeplanter Arbeitsgänge automatisch, Lieferterminverletzungen werden erkennbar. Dies sind einige Beispiele, in denen Personal als zusätzliche Ressource zur Maschinenkapazität gesehen wird. Personaleinsatzplanung in der Instandhaltung Abseits dieser klassischen Erfordernisse der Produktionsplanung gibt es Anforderungen, in denen nur Mitarbeiter geplant werden, ohne Bezug zu einem Arbeitsplatz. Dabei wird die gleiche Kapazität – etwa ein Instandhalter – verplant für Tätigkeiten, die er auf unterschiedlichen Arbeitsplätzen leistet. Für diese Planung ist also gar nicht die Kapazität des typischen ERP-Arbeitsplatzes relevant, sondern ausschließlich die personelle Verfügbarkeit des Maschinenschlossers mit der erforderlichen Qualifikation, um den Instandhaltungsauftrag auszuführen. Der im ERP-System erstellte Instandhaltungsauftrag definiert in seinen Arbeitsgängen die Erfordernisse wie beispielsweise Pumpe einbauen, ein Schlosser, ein Helfer, vier Stunden. Für das Planungssystem ist es nun wesentlich zu wissen, welcher Mitarbeiter über die erforderlichen Qualifikationen verfügt und wann aufgrund der Anwesenheitsplanung seine Kapazität als Schlosser zur Verfügung stehen wird. Zusätzlich zu den bereits beschriebenen Anforderungen gibt es im Rahmen der Instandhaltungsplanung viele Spezifika, zwei sollte man erwähnen: Die Mischung aus geplanten Instandhaltungen mit unplanbaren Reparaturen stellt eine besondere Herausforderung dar. Bewährt haben sich Planungsalgorithmen, die den durchschnittlichen Zeitanteil der ad hoc-Arbeiten automatisch in die Planung einsteuern. So entstehen Zeitlücken zwischen den geplanten Arbeiten, die ein Abarbeiten der Schnellschüsse ermöglichen, ohne die restliche Planung zu gefährden. Eine weitere Herausforderung an ein Planungssystem besteht darin, dass für geplante Anlagenstillstände oft viele Einzelaufträge abzuarbeiten sind, die aber alle zum gleichen Zeitpunkt – nämlich dem geplanten Wiederanlauf der Anlage – fertig gestellt werden müssen. Zur Lösung dieses Problems muss das Planungswerkzeug über Funktionen wie Netzterminierung kombiniert mit Rückwärtsterminierung verfügen.